Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Správce dokumentů
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Správce dokumentů, který bude odpovědný za efektivní správu, evidenci, archivaci a kontrolu firemních dokumentů v souladu s interními pravidly i platnými právními předpisy. Tato role je klíčová pro zajištění přesnosti, dostupnosti a bezpečnosti dokumentace napříč odděleními a projekty. Ideální kandidát má smysl pro detail, výborné organizační schopnosti a zkušenosti s dokumentačními procesy v digitálním i fyzickém prostředí.
Správce dokumentů bude úzce spolupracovat s vedením společnosti, projektovými týmy, právním oddělením, compliance specialisty i externími partnery. Jeho hlavním úkolem bude nastavovat a udržovat standardy pro tvorbu, schvalování, ukládání, verzování, sdílení a skartaci dokumentů. Součástí práce je také dohled nad tím, aby byly všechny důležité dokumenty snadno dohledatelné, správně označené a uchovávané po požadovanou dobu.
Na této pozici budete spravovat dokumentační systémy, kontrolovat správnost metadat, podporovat uživatele při práci s dokumenty a navrhovat zlepšení procesů vedoucí ke zvýšení efektivity. Očekává se, že budete pravidelně provádět interní kontroly dokumentace, identifikovat nesrovnalosti a navrhovat nápravná opatření. Důležitou součástí role je také školení zaměstnanců v oblasti správné dokumentační praxe a podpory dodržování interních standardů.
Úspěšný kandidát by měl rozumět principům správy životního cyklu dokumentů, ochraně citlivých informací a požadavkům na auditní dohledatelnost. Výhodou je zkušenost s elektronickými systémy správy dokumentů, podnikovými úložišti a nástroji pro řízení přístupových práv. Tato role vyžaduje schopnost pracovat samostatně, ale i koordinovat činnosti mezi více týmy a prioritami současně.
Nabízíme příležitost podílet se na budování kvalitního a transparentního dokumentačního prostředí, které podporuje efektivní fungování celé organizace. Pokud vás baví pořádek v informacích, systematická práce a hledání způsobů, jak zlepšit interní procesy, může být tato pozice ideální právě pro vás. Správce dokumentů hraje zásadní roli při snižování provozních rizik, podpoře souladu s předpisy a zajištění toho, aby správné informace byly dostupné správným lidem ve správný čas.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Spravovat a organizovat firemní dokumentaci v elektronické i fyzické podobě.
- Zajišťovat správné verzování, označování a archivaci dokumentů.
- Kontrolovat soulad dokumentace s interními směrnicemi a legislativními požadavky.
- Udržovat a rozvíjet systémy pro správu dokumentů a přístupová oprávnění.
- Provádět pravidelné audity dokumentace a řešit zjištěné nedostatky.
- Spolupracovat s jednotlivými odděleními při tvorbě a schvalování dokumentů.
- Školit zaměstnance v oblasti správné dokumentační praxe.
- Připravovat reporty o stavu dokumentace a navrhovat procesní zlepšení.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Středoškolské nebo vysokoškolské vzdělání administrativního, právního nebo příbuzného směru.
- Zkušenost se správou dokumentů nebo administrativní podporou alespoň 2 roky.
- Dobrá znalost práce s kancelářskými aplikacemi a dokumentačními systémy.
- Pečlivost, systematičnost a vysoká úroveň organizačních schopností.
- Schopnost pracovat s citlivými informacemi diskrétně a zodpovědně.
- Znalost principů archivace, verzování a řízení životního cyklu dokumentů.
- Komunikační dovednosti pro spolupráci napříč odděleními.
- Výhodou je zkušenost s interními audity nebo compliance procesy.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou dokumentů v digitálním prostředí?
- S jakými dokumentačními nebo archivními systémy jste pracoval(a)?
- Jak zajišťujete přesnost a dohledatelnost dokumentace?
- Setkal(a) jste se někdy s interním nebo externím auditem dokumentů?
- Jak byste řešil(a) situaci, kdy jsou dokumenty neúplné nebo špatně označené?
- Jaké kroky podnikáte pro ochranu důvěrných informací?
- Máte zkušenost s nastavováním dokumentačních procesů nebo směrnic?
- Jak zvládáte práci s více prioritami a termíny současně?
